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団体旅行の幹事さん必見!
これだけできれば添乗員も顔負け。
貴方への周りの評価も好感度アップです。
旅行の幹事を任され困惑している貴方!
そんな貴方の不安を一掃します!
ここでは1泊2日で貸切バスを使った国内職場旅行を例に
旅行企画立案から当日の旅行本番までを
フローチャートにコメントをつけて説明しております。
十分参考にしてください。
尚、海外旅行および国内交通機関(JR・航空機)を
利用したものにつきましては
国内旅行以上に準備が必要です。
詳しくは弊社担当者までお尋ね下さい。
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旅行幹事に任命されたら
■まず幹事グループのスタッフを選出。幹事長・渉外担当・会計担当 等
■旅行日程の決定。逆算して日程に余裕を持って準備を始めます。
■旅行会社の選定→旅行会社選定は旅行成功のための第一歩です。
 計画から実施まで数々の無理難題の相談に乗ってもらう事となります。
 フットワークが良くコミュニケーションが取りやすい会社を選びましょう。
 >>>ぜひ当社ディパーチャーズへご用命下さい。
■旅行の予算計画。
以上。取り組み時期は旅行の半年前〜3ヶ月前(参加の規模により異なります)。
旅行の計画・目的を明確にしましょう!
もちろん職場旅行の最大の目的は「旅行参加者の親睦」に他なりませんが
宿泊施設、食事、見学地 等の付加価値により旅行に彩りを加えれます。
また幹事さんは旅行が終わるまで幹事という立場で決めないといけないことが
大きな事から小さな事まで山ほどあり大変です。
しかしながら旅行の目的を明確にすることにより色々なことが決めやすくなります。
まずは、
○目的地の決定。温泉宿にてゆったりするか。シティホテルでアクティブに動くか。 他
そして観光地や見学先等旅程の目的を決めます。
○物見遊山型 社寺仏閣。名所旧跡めぐり。 他
○テーマパーク滞在型 TDR。USJ。パルケエスパーニャ。長島温泉。 他 
○イベント型 観劇。クルーズ。果物狩り。花見。釣り。 他
○体験型 ものつくり体験。変身体験。 他
○研修型 産業見学。工場見学。講演。 他
上記を踏まえたうえで旅行会社より数プラン提案してもらい社内でアンケート又は
決定権がある方(例・社長)の意見を元に決めます。
ここでは予約状況の可否もありますので
第3希望位まで調査しておくと良いでしょう。

旅行の準備
旅行実施の1ヶ月前位から〜徐々に準備を始めましょう。
■参加者の決定(航空機利用の場合名簿が必要です。)
■各種グッズの準備および購入
 宴会ゲーム等で必要なグッズ及び賞品/貸切バスに積込む飲み物。おやつ 等
 紙コップ。ゴミ袋。常備薬(頭痛薬、胃腸薬、絆創膏、他)。
■部屋割りの決定/バス席割り/宴会時席割り
 バス・宴席の席割りは自由席または当日くじ引きでも良いですが、
 宿の部屋割りだけは予め決めます。
■宴会またバス内でのゲーム等の準備。ビンゴゲーム、かくし芸等の出し物。
■宴会時コンパニオンやカラオケが必要であればその予約。
■当日お手伝いのスタッフとの打ち合わせ。
 あらかじめ役割分担などを決めておくとよいです。
 旅の記録や思い出を残すための写真班・宴会の司会役・バス内のゲーム進行役 等々。
■役職者の方等当日挨拶をお願いする方にもあらかじめその旨お願いしておくとよいです。
 十分に根回ししておきましょう。
■旅行会社との詳細な打ち合わせおよび旅行代金前金の支払い。

旅行のしおり作成
旅行最終確認および前日の準備
■集合場所/集合時間
■最終人員
■旅行に携行するお金の準備持って行くお金は必要最低限でおさえましょう。
 現金は多く持ち歩かないほうが良いです。
 出来る限り前金での支払いと後日精算の2回に分けることが望ましいです。
 やむ終えず持参する場合は幹事さん以外に会計担当などを置き
 別のスタッフ等に分散することをお勧めします。
■万が一のために任意の旅行傷害保険には必ず加入しましょう。幹事様のリスクヘッジです。
■旅行前日には再度旅行会社と確認を済ませましょう。

宿泊施設では部屋の金庫ではなくフロントで貴重品として預ってもらいましょう。
翌日バスに積み込む飲物は冷やしておきましょう!
旅行当日
■幹事さんは集合時間の30分前には集まりましょう。
■貸切バスの席割りが決まっていれば
 バスの乗降口に座席表を這い出して置くと良いでしょう。
■出発前にバスの乗務員さんに挨拶および旅程についての簡単な打ち合わせをします。
■乗務員との打合せ時には携帯電話の番号を聞いておくと良いでしょう。
■出発時に急な欠席等で人数が減った場合は
 早めに関係先(昼食場所・宿泊施設)に連絡をしましょう。
■遅刻者が出た場合は乗務員さんと相談して臨機応変な対応をしましょう。
■出発の際には幹事さんから参加者に挨拶を忘れずに。
 その際、乗務員さんの紹介をされると良いでしょう。
■観光地での又は休憩地での出発の時間は乗務員さんと相談の上その都度案内が必要です。
 ガイドさんにお任せでも構いません。
■旅行の主役は参加者全員です。幹事さんはあくまで黒子に徹し行動します。
■旅館到着前には部屋割り・宴会の場所および時間の案内をしておきましょう。

参加者だけではなくお世話になる方々への気配りが出来ると
準備万端で臨んだ旅行がより一層スムーズに運びます。
バスの乗務員や旅館の仲居さんへの心付け等、必ずしも必要なものではありませんが
「気は心」気持ちが伝われば旅行成功のお手伝いをしてくれること間違いなしです。
旅館についたら
■早めに宴会場へ行き宴会場のチェック・準備および待機。
・料理(お膳)の数。
・広さおよび上座の数など席の配列。
・座席をくじ引きするのであればその準備。
・カラオケの準備。操作方法のチェック
・ゲームの予定があればそのスペース等の確認。
・マイクの確認。使い方と本数。
宴会開始
■司会者はステージの袖または会場出口近辺のにて進行。
■代表者挨拶(その場の一番の長/社長・会長 等)
○乾杯(別の役職者又は最年長者にてご発声)
○歓談 このタイミングで明日の朝食や出発・チェックアウトについて案内すると良い。
○ゲーム・カラオケ 等々
○宴会終了時刻が近づいてきたら2次会が必要であれば会場の予約。
 コンパニオンが同席してる場合は延長するかどうか検討。
 コンパニオンは高額なので慎重に決めてください。
○締め
 別の役職者又は最年長者にて一本締め又は三本締め等により締めてもらい宴会終了。
チェックアウト
■精算 参加者各自が個人で支払うもの(例えば部屋の冷蔵庫やマッサージ)と
 幹事さんがまとめて支払うものは予め参加者に案内しておきます。
 支払いが発生した場合は必ず領収書を保管して
 個人の財布とは別にしておきましょう。
■旅館出発時バス内で忘れ物のチェック。声をかけましょう!
 出発時によくあるトラブル。
・部屋の鍵をフロントに返却せずバスに持込んでしまった。
・部屋のスリッパをはいたままバスに乗込んでしまった。 等々
・お土産の袋は皆同じなので荷札をつけて名前を明示しておくと
 後からのトラブル回避になります。
■復路のバス内での過ごし方も考えておくと良いです。
 ビンゴゲーム・カラオケ 等
 参加者が疲れてる様であればビデオ/DVD又は音楽でも流しておきましょう。

お土産 不参加者や出発前に差し入れや心付けをいただいた方へのお土産の購入。
■旅行終了時には幹事さんからあいさつ。出発時同様照れずにしっかりと。
 乗務員さんへのお礼の言葉も忘れずに。
■最後は忘れ物のチェック(座席・トランク・棚の上・網ポケット)。
全行程終了。お疲れ様でした!
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